Vrijwilligers werven: Van ‘harde ballen’ tot het juiste gesprek.
Op 16 april kwamen we voor de tweede keer bij elkaar om de fijne kneepjes van het vrijwilligers werven te leren. De sfeer zat er direct goed in, mede door de inspirerende verhalen van deelnemers die al flinke stappen hebben gezet. Zo is de stichting Arboretum-Arcadie uit Gasselte inmiddels officieel een stichting geworden en is de eerste subsidie binnen. Ook hebben ze al een flyer gemaakt, net als Buurtvervoer Midden-Drenthe.
Creativiteit kent geen grenzen
De avond stond in het teken van de campagne; ‘hoe val je op?’. We zagen een bonte verzameling voorbeelden voorbijkomen waarover flink werd nagepraat. Van ludieke slogans zoals ‘Anja houdt van harde ballen’ (een provocerende maar zeer effectieve tennis-campagne van een vereniging uit het westen) tot de ijskrabber-actie van een schaatsvereniging uit Nieuw Buinen met de tekst: ‘Zonder jou staan wij in de kou’.
De kracht zat vaak in de eenvoud en herkenbaarheid
Judo Beilen: Deelde kaartjes uit met een keycord met daarop de tekst: ‘vrijwilliger bij judo, dat schept een band’.
Zwemclub Borger: Stuurde kaartjes met een drijvend boeitje: ‘Een boeiende vereniging, die drijft op vrijwilligers’.
SGO uit Grolloo: Gebruikte viltjes in het dorpshuis met de tekst: ‘Vrijwilligerswerk is meesterwerk’ (gebaseerd op de slogan van Grolsch)
Het doel van deze gadgets?
Een glimlach en herkenning creëren, zodat de drempel voor een later gesprek een stuk lager wordt.
De rollenspellen!
Het meest leerzame – en soms ook spannendste – deel van de avond waren de rollenspellen. Gewapend met een belscript moesten de deelnemers proberen een ‘potentiële vrijwilliger’ binnen te halen. De beleving van deze gesprekken deed veel met de groep en liet zien hoe wezenlijk een goede voorbereiding is.
De belangrijkste inzichten uit de gesprekken:
De confrontatie met weerstand: Deelnemers merkten hoe lastig het is als iemand direct roept: ‘Ik heb het te druk’. We leerden dat dit vaak een automatisme is. Doorvragen naar iemands passies is de sleutel; zo werd een ‘drukke beleidsmedewerker’ met een passie voor oldtimers uiteindelijk toch verleid tot een functie omdat de beller de link wist te leggen met zijn hobby.
Luisteren is een kunst: Het bleek cruciaal om niet alleen je eigen verhaal af te draaien, maar echt te luisteren. Zo voorkom je dat je gaat hakkelen en verlies je de ander minder snel.
Concreet worden: Een belangrijke les was om gesprekken concreet af te sluiten. Niet: ‘Ik bel nog wel een keer’, maar direct een afspraak maken om even te komen kijken bij de club.
De ‘vraag achter de vraag’
De rollenspellen lieten zien dat je als beller soms even uit je comfortzone moet stappen. De ervaring leerde dat stiltes laten vallen vaak effectiever is dan ze zelf volpraten. Het gaat erom de ‘vraag achter de vraag’ te achterhalen en te laten zien wat het vrijwilligerswerk de ander kan opleveren.
We sloten de avond af met de conclusie dat werven niet eng hoeft te zijn, zolang je maar de juiste ambassadeurs inzet: mensen die makkelijk babbelen en het verhaal van je club met passie overbrengen.